תוכנות הצללים, או "היה פה פעם מישהו שידע איך זה עובד..." – הדרך הנכונה לבנית פתרונות נקודת
כל ארגון הוא מיוחד, ובכל ארגון קיימים צרכים מגוונים לפתרונות תוכנה ייחודיים, שלא מצויים בשוק או מוצעים במחירים גבוהים, המקשים מאד על מתן המענה באמצעות מערכת מרכזית אחת . לעיתים קרובות הדרישות מתוכנות אלה פשוטות, ועל מנת לבנות אותם, הבנת תהליכים בחברה ויצירת ממשק חיבור ידידותי, חשובה יותר מיכולת כתיבת קוד מבריק . דוגמאות לתוכנות תוצרת בית נפוצות:
ניהול גרסאות של מסמכים מבוקרים – טפסי איכות או מסמכים פנימיים
מעקב על לו"חות זמנים, מלאים ומשימות באקסל
איסוף נתוני מדידות
ניהול קטלוגים של חלקי חילוף או תוצרת מוגמרת באקסל
עובדים בעלי ידע, ניסיון ויוזמה בתחום מערכות מידע המנסים להביא שיפור לארגון מוצאים פתרון פשוט לצרכים שונים בהם הם נתקלים וככל שעולם מערכות המידע מתקדם, הפתרון המתבקש ברוב המקרים הינו - תוכנה.
הדרך הבטוחה ביותר הינה כמובן תוכנת מדף, וכזו בעלת ממשק מתאים למערכות המידע המרכזיות בארגון, או לכל הפחות כל המערכות המתממשקות אליה. אבל, לא תמיד ניתן להשיג אחת העונה לצרכים הספציפיים בין אם בגין ייחודיות התהליך הארגוני, ייחודיות הצורך המסוים, מחיר התוכנה או מורכבות שלה.
בפניה למחלקת הIT למתן מענה, נתקלים יזמי המהלך בתגובות אופייניות (במיוחד באירגוניים הגדולים): נגבש פתרון "לטווח ארוך", ; " יטופל במסגרת השדרוג הכולל מערכת המידע". אפשר להבין את אנשי מחלקת ה IT, כאמור בעיקר בארגון גדול בעל מגוון רחב מאד של צרכים, אבל הדבר משאיר את בעל הצורך עצמו ללא מענה בזמן סביר.
החלופה של מנהלים רבים במצב כזה הינה פניה למציאת פתרונות פנימיים, "בוני פתרונות מאקרו ויישומי אקסל", "תכנתי אפליקציות פנימיות" מצד אנשי צוות שונים או קבלנות משנה זולה. בארגונים קטנים יותר, הצורך הזה מקבל מענה על ידי עובדים שעושים את הדבר כעיסוק נלווה, עובדים בחלקיות משרה או קבלני משנה.
פתרונות אלה מציבים אתגר בפני הארגון שכן מעצם הפעילות ה"עצמאית" נדרשת תשומת לב לביצוע מבוקר ואיכותי של התהליך החל משלב אפיון התוכנה, יישום שלה, הממשק שלה למערכות קיימות וכמובן פשטות אספקת התמיכה לאורך זמן.
כל אחד מאלה עשוי להיות מקור לבעיות. אפיון עלול להסתבך בגלל חוסר ניסיון בהגדרת המשימה למתכנת, יישום – בגלל חוסר התאמה בין כוונות של מגדיר האפיון להבנת המתכנת, ותמיכה לאורך זמן בגלל החלפת אנשים בעלי ידע ייחודי במוצר הספציפי.
השאלה היא האם ניתן ליהנות מיתרונות תוכנה התומכת בצרכי הארגון, כפי שמוגדרים על ידי משתמשי קצה, מבלי להתפשר על תפקוד, זמינות ותמיכה לאורך זמן? התשובה היא כן, והדרך להשיג זאת כוללת:
קביעת אחראי מערכת
אפיון חוזר ותיעוד התוכנה בסיום הפיתוח
יצירת "תיק מערכת" הכולל פרטי קשר של יוזם, מבצעים ובעלי תפקידים נוספים
המשך פיתוח מערכת לאחר סיום ההטמעה, "שיווק" שלה בתוך הארגון, פגישות משוב לפחות פעם בשנה
יצירת ממשקים עם מערכות נוספות
אם תשכילו לבצע זאת בארגונכם, תוכלו לקצר את זמני התגובה למתן מענה ל"צרכני פנים שונים", ובה בעת לבצע את הדבר תוך הקפדה על איכות התהליך, תעודו ויכולת אנשי ה-IT של הארגון לטפל במערכת לאורך הזמן והתקדמות הארגון ומערכותיו.
