פעילות אבטחת איכות דורשת רישום, המון רישום. ברגע שפעילות זאת מתרכזת אצל אדם אחד הסדר קיים בדרך כלל. אך כאשר מספר עובדים נדרשים לעבוד עם מספר טפסים בצורה אחידה, לשמור אותם במקום מוגדר עם שם אחיד, ומה שהכי חשוב, לוודא ביצוע של הרשום בטפסים, כמות הבעיות עולה. תוכנת ניהול דוחות איכות מאפשרת לבצע את כל הפעולות האוטומטיות הדרושות, דואגת לתצורה ומשחררת עובדים מצורך לחפש מידע. מטרות של המערכת ניהול דוחות איכות: • ריכוז ממוחשב של פעילות אבטחת איכות בחברה תחת מטריה אחת • שמירת מידע